وظایف روابط عمومی موفق

     گرچه مجموعه وظایف یک روابط عمومی ،به روش های کلیشه ای دنیای ارتباطات وتبلیغات ختم نمی شود ،وهرگز نمی توان آن ها را محدود ومحصور دریک سری رفتار وبرنامه ها کرد ،اما روابط عمومی برای وصول به موفقیت سارمانی ،نباید بدون برنامه حرکت کند ،بلکه باید خیلی هدفمند ،منظم وقاعده مند  باشدتا بتواند در راستای انجام وظایف، موفقیت حاصل نماید .دراینجا به بعضی از وظایف یک روابط عمومی با رویکرد نوین ومتمایل به «قرن ?? »به صورت مختصر پرداخته می شود :

- ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان

- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در

حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.

- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.

- ارتباط تنگاتنگ با اینترنت ،خبرگزاری ها ،وب سایت ها و وبلاگ ها

- توجه به اطلاع رسانی آنلاین وداشتن حداقل یک سایت ویا وبلاگ تخصصی برای  سازمان واداره

- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.

 -  انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن

جهت ارائه به کارکنان.

- روابط عمومی موفق، نه ،«توجیه گر»است ،نه «تبیین گر» ،بلکه «تحلیل گر» است .

- صداقت درکار روابط عمومی ،نقش بسیار مهم و سازنده ای دارد وسبب جلب اعتماد می شود.پس

 نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه  از نظر دورنگه داشت.

- روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی باید

 دربرقراری  «ارتباط رضایت مندانه »بین دستگاه متبوع ومخاطبان بکوشد.

-روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک

 نمایی» پیشه کرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه که هست» منعکس نمود.

-چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی.

-خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»

- برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران  فراموش نشود.

-  موضع گیری شخصی و سیاسی  در تنظیم خبر دخالت داده نشود .

- اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک )  جدی گرفته شود .

- باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی

خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .

- این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

-مسئول روابط عمومی باید با نصب العین قراردادن عبارت مشهور « خیر الکلام ما قل و دل» و تنظیم

 اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.

-خوش برخورد بودن ،لازمه ی کار روابط عمومی است . 

-سرعت عمل وایفای نقش مؤثر وارزنده درمواقع حساس وبحرانی ،عامل بسیار مهمی درموفقیت

 وکارآمدی یک  روابط عمومی است . 

-مدیریت تابلوی اعلانات وبه روز کردن مطالب آن

-برقراری تعامل مطلوب وسازنده بین اداره یاسازمان مربوطه با سازمان ها ،ادارات،نهادها واشخاص

 حقیقی وحقوقی

-تهیه گزارش فعالیت  واحدها وجمع بندی آن به صورت گزارش ماهانه ،فصلی وسالانه

 - پاسخگو کردن دستگاه اداری وخصوصی دربرابر مخاطبان وقائل شدن احترام برای ارباب رجوع و

 افکارعمومی

نقش روابط عمومی موفق در سازمانها

ضرورت وجود روابط عمومی، پاسخگویی به افکار عمومی، شناساندن سازمان به مردم و نیازهای رسانه ای و توسعه رسانه های گروهی و ... است.

همراه کردن کارکنان، جلب مشارکت و اعتماد آنان برای پیشرفت های مادی و معنوی سازمان از جمله وظایف و کارکردهای اساسی روابط عمومی است.

تقویت روابط عمومی ها جهت تقویت روابط عاطفی مدیران و کارکنان، جایگاه روابط عمومی در اطلاع رسانی دولت و فرهنگ سازی در سازمانها از دیگر کارکردهای این نهاد است.
توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است.

روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است، روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند.
بدون شک روابط عمومی به عنوان یک «فن» و «هنر» نقش بسزایی در برقراری و تسهیل ارتباط دوسویه بین مدیران سازمان و کارکنان دارد، به طوری که امروزه کمتر سازمانی را می توان یافت که خود را بی نیاز از روابط عمومی بداند و در عین حال موفقیت های چشمگیری را در زمینه های مورد نظر و تحقق اهداف از پیش تعیین شده به دست آورده باشد.
روابط عمومی تنظیم کننده مدیریت ارتباط بین سازمان و کارکنان خواهد بود و به نوعی وظیفه خطیر اطلاع رسانی و سخنگویی و اعلام مواضع آن سازمان را در سطح جامعه و افکار عمومی برعهده خواهد داشت.
اگر مدیران سازمانی می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است. به هر حال می توان گفت دوران حبس اطلاعات به سر آمده است و مردم خواهان انتشار اطلاعات شفاف و روشن هستند.
اگر در رأس این حوزه مدیری لایق، متین و کارآمد وجود داشته باشد، می تواند با به کار گماری کارگزارانی با مهارت، در موضوعات ذیل منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازمانی باشند.

1-توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست.
2-ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد شد که مدیر روابط عمومی بهره ای از علوم مشاوره ای، روانشناسی، علوم تربیتی، جامعه شناسی، مردم شناسی و ... داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی در بسیاری از مدیران روابط عمومی های فعلی است.
3- دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد. 
4-  حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد. 
5-  خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال (در حال حاضر بسیاری از مدیران روابط عمومی کاملاً از موضع انفعالی در مقابل مدیران برخوردار می باشند.)
6- تغییر فرهنگ سازمانی غلط، به این نکته باید توجه کرد، کارگزار روابط عمومی موقعی در جهت تغییر فرهنگ سازمانی می تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و دیگر این که با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد.
7- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان. 
8-  کمک در جذب استعدادهای درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستری مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان. 
9-  تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی.
10- معرفی الگوهای آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی. 
11-  سازماندهی خبری سازمان (تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهای ارتباطی) 
12- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن.
13- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن. 
14-  جهت گیری و جهت دهی سازمان به سوی کارمند محوری.
15-همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
16-تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی. 
17- تنظیم برنامه مدون و سالیانه برای عمل به شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و غیره...
18-انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان. 
19- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی. 
20- تهیه مقاله های علمی در حوزه فعالیت های سازمان و نشر آن در رسانه های گروهی.
21-معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان.
22-انعکاس تجربه های موفق کارکنان سازمان. 
23- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فراورده های سازمانی. 
24- تهیه فیلم برای معرفی سازمان. 
25- همدردی با خانواده های سازمان بدون تبعیض قائل شدن. 
26 تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان.

منابع :     

1-مقالات علمی خارجی وداخلی

2-سمینار روابطعمومی ها

¤ نویسنده: موسی مباشری