به نام خدا

موضوع تحقیق :بهبود بخشیدن به نظم جلسات مدیران وکارشناسان  

چکیده :

          چندسالی است که به کارهای اداری واجرایی مشغول هستم در این مدت در جلسات مختلفی شرکت کرده ام حدود هشت سال است که در کارهای نظارتی اداره فعالیت می کنم متاسفانه احساس نمودم که برخی از این جلسات از نظم مناسبی برخواردار نیست وبه همین خاطر جلسات از نتایج مطلوبی برخوردار نمی باشد برای رفع این مشکل برآن شدم تابا کمک همکاران ومدیریت آموزش وپرورش پژوهشی را در این زمینه انجام دهم  تا وضعیت جلسات موجود را تغییر دهم . ابتدا مطالعه در خصوص مدیریت اثر بخش جلسات را آغاز کردم واز تحقیقات انجام شده در این خصوص بهره جستم . آنگاه در مورد وضعیت جلسات واشکالات آن با مدیران وکارشناسان مدیریت متبوع مصاحبه ونظرات ایشان واشکالات مطرح شده را ثبت نمودم با مشورت وهمکاری دوستان ، اساتید وهمکاران مشکلات عمده جلسات را دسته بندی وراههای جدیدی را برای حل این مشکل به شرح زیر پیشنهاد نمودم :

الف : آموزش مسوولین ، کارشناسان ومدیران

ب: برنامه ریزی ، تهیه برنامه زمانبندی وتقسیم کار

ج:نظارت وارزیابی

نظارت وپیگیری هر کدام از موارد فوق را به یکی از دوستان واگذار کردم وخودم هم نظارت می کردم وپس از مدتی احساس رضایت مطلوبی از برگزاری جلسات ایجادشد. مسوولین وکارشناسان ومدیران احساس خوبی نسبت به جلسات پیدا کرده بودند . رفته رفته نتایج برگزاری جلسات در نحوه ی کار ایشان ظاهر شد وبدین ترتیب وضعیت نامطلوب جلسات بهبود یافت .

                                                                                                                                             « پژوهشگر »

پیشنهاداتی جهت برگزاری مطلوب جلسات

1-    مدیران ، کارشناسان وزیر مجموعه خود را در ارتباط با نحوه برگزاری جلسات آموزش دهید

2-    شروع وپایان هر جلسه را دقیقا مشخص کنید

3-    تمام جلسات را بدون تاخیر وبه موقع تشکیل دهید وبه تاخیر کنندگان لبخند نزنید

4-    از طولانی کردن جلسات خودداری کنید

5-    دعوتنامه مدعوین واعضای جلسات را در وضعیت مناسب ارسال کنید

6-    جلسات را دروقت وزمان مناسبی از روز تشکیل دهید

7-    قبل از تشکیل جلسه مکان مناسبی برای هر جلسه انتخاب کنید

8-    از تشکیل جلسات متعدد در هر روز خودداری کنید

9-    از ارائه مطالب با حجم زیاد در جلسات که باعث خستگی افراد شود خودداری کنید

10-سعی کنید کیفیت مطالبی که در جلسات مطرح می کنید بالا باشد

11-فرهنگ ورود به موقع در جلسات را به زیر مجموعه خود آموزش دهید

12-از کسانی که به موقع در جلسات شرکت نمی کنند توضیح بخواهید وبا نظارت  دقیق بازخوردهای مثبت ومنفی ورود افراد را ارائه دهید

13-اگر مسوول ، مجری ویا سخنران جلسات هستید سعی کنید از سایر افراد زودتر در محل جلسه حضور یابید

14-از طرح موضوعات تکراری وبحث های کلی که  باعث ضعف انگیزه شرکت کنندگان  شود خودداری کنید

15-برای برگزاری جلسات برنامه ریزی دقیق داشته باشید

16-افرادی که در جلسات متعدد به موقع یا زودتر حضور پیدا می کنند  شناسایی ومورد تشویق قرار دهید

17-خودتان منظم باشید وبه نظم در کارها اهمیت دهید تا نظم جلسات شما بعنوان یک ارزش ؛ درونی شود

18-اگر شما عضو موثر جلسه ای هستید در صورتی که برای شما خدای نکرده مشکل خاصی ایجاد شود مسوول یا دبیر جلسه را درجریان قرار دهید

19-زمان ، مکان وموضوع جلسات خود را بطور منظم در برنامه کاری روزانه خود ثبت نمایید تا دچار مشکل نشوید

20-اگر مدیر یا دبیر جلسه هستید برنامه زمانبندی جلسه را دقیقا کنترل کنید و از موضوع اصلی خارج نشوید در غیر این صورت با دبیر ومدیر جلسه همکاری کنید

21-از اتخاذ تصمیماتی که کلی باشد ویا جنبه اجرایی نداشته باشد خودداری کنید

22-سعی کنید قبل از شرکت در هر جلسه با مطالعه وآمادگی کامل شرکت نمایید

23-اگر مسوول جلسه هستید قبل از تشکیل جلسه به وقت مدعوین وزیر مجموعه خود توجه جدی داشته باشید

24-سعی  کنید تمام تصمیمات جلسات با نظر اعضای جلسه ودر همان جلسه اخذ شود

25- در هنگام دعوت از افراد جهت شرکت در جلسات تاکید نمایید که حتما مسوول مورد نظر شرکت نماید واز اعزام افراد پایین تر ونا آکاه در جلسات خودداری نمایید

26-برای تشکیل هر جلسه هدف معینی داشته باشدی واز برگزاری جلسات صوری خودداری نمایید

27-در جلسات طولانی وقت مناسبی برای استراحت افراد درنظر بگیرید

28-هیچگاه از جلسات کاری سازمان برای اهداف سیاسی خود بهره برداری نکنید

29-در طول زمان برگزاری جلسات با دیگر ان به احترام رفتار کنید واز آسیب رساندن به شخصیت افراد خودداری کنید

¤ نویسنده: موسی مباشری